电话礼仪

目前，电话已成为现代社会的主要通讯工具之一。

打电话大有讲究，可以说是一门艺术，如果缺乏使用电话的常识，不懂打电话接电话的礼仪，那么电话所传递的信息就可能产生障碍。使用电话传递信息时通话双方彼此之间不见面，直接影响通话效果的是通话者的声音、态度表情和使用的言词。这三者一般被称做“电话三要素”。它们既与通话内容相关又直接影响通话者之间的相互关系。一位名人曾经说：“不管是在组织里还是在家里，凭一个人在电话里讲话的方式，就可以判断出其修养水准。”使用电话，应注意以下几个方面的问题：１.拨打电话（1）时间选择适宜使用电话的时间应该包括选择打电话的时间和电话交谈所持续的时间长短。如果不是特别紧急的事情，打电话一般不在早上7：00以前或就餐时间或晚上10：30以后，这几个时间打电话有可能会打扰对方休息或用餐。电话交谈时间以3～5分钟为宜，不宜过长。如果打电话的时间须5分钟以上，而又没有提前预约，应该向对方说明要办的事，征询对方是否方便，如果对方不便就请对方另约时间。

（2）准备好通话内容。大凡重要的电话，通话之前应做充分的准备，这样既可以节约时间又可以抓住重点，条理分明。２.电话交谈中多用雅语、敬语、礼貌用语如果是在单位上班时间接电话，拿起话筒后应亲切、和善、优美地回答说：“（这是）××单位，请问您找谁?”声音清晰、悦耳、吐字清脆的第一声招呼会给对方留下良好的印象，对方对其所在单位也会有好印象。要记住，接电话时，应有“我代表单位形象”的意识。如果电话是打到家里，接电话的人可以说：“请问你找谁?”“这是家庭电话，请问找哪位?”或直接说：“喂……您找谁?”但声音要亲切、柔和。打电话的人应该说：“我是××单位的××，我可以和××通电话吗?（或请问××在吗）”打电话的人挂电话前应该说一声“谢谢，再见”“抱歉，打扰您了!”“有事来电话，再见。”等得体恰当的礼貌用语，彼此恭谨致意，会让双方都感到愉快。一般由电话的一方先提出结束谈话，致告别语。对方是长辈、上级、外宾或女性，要请对方先放下电话筒。如果来电话的人谈话太啰嗦，聊些无关紧要的事情浪费时间，你可以有礼貌地说：“对不起，我有些事情要去办，以后再谈好吗?”或说：“我不想占用你太多时间，我们改日再聊行吗?”３.控制情绪，保持喜悦的心情电话交谈，应该始终心存尊重、诚恳之意。要保持良好的心情，即使自己心情很不好，刚刚遇到过很烦恼不顺心的事情，接电话时也不要让自己不佳的情绪影响语气、语调，而使对方感到不舒服。打电话时虽然彼此看不见，但应该从欢快、热情、亲切的语调中让对方受到感染，给对方留下极佳的印象。在电话中只要稍微注意一下自己的行为就会给对方留下完全不同的印象。有资料报道，日本一家公司老板为了让接线员时刻有笑容，给每个接线员配一个镜子，时刻用镜子检查自己，结果取得了很好的效果。４.声音清晰明朗，语气语调控制在最佳状态语气语调最能体现细致微妙的情感。语调过高，语气过重，会让对方感到你尖刻、生硬、冷淡、刚而不柔；语气太轻，语调太低，会让对方感到你无精打采，有气无力。一般说来，语气适中，语调稍高，声音清晰明朗，尾音稍拖一点，会让对方感到亲切自然。打电话的姿势也会影响声音效果，如果打电话时弯腰躺在椅子上，说话时气流不通畅，传给对方的声音是懒散的，无精打采的。若坐姿端正，发出的声音就会亲切悦耳，充满活力。所以打电话时，即使对方看不见，也应保持端正的姿势。另外，打电话过程中请不要吸烟、喝茶、吃零食，否则就是对对方的不尊重。５.电话通讯的其他礼仪接电话最好养成左手拿话筒的习惯，这在快节奏、高效率的企业公司尤为重要，因为接电话时需要记录的时候非常多。这样做是为了右手便于记录。打电话前最好把要谈的重要事情预先整理做成记录(目的明确)，这样可以提高谈话效率。接电话应迅速，一般应在电话铃响三声之内接听，最好在听到一次完整的铃响后即拿起话筒，让对方长时间久等是不礼貌的。电话礼貌是维持良好人际关系的重要方式。我们接听任何人来的电话不管找谁都要热情、亲切、礼貌，即使来电话要找的人与你有矛盾或是你不喜欢的人，也绝不该在电话中体现出不悦、不礼貌，因为那样做只能让对方知道你是一个心胸狭隘、没有修养的人，对方因此也会对你所在的单位产生不良印象。最后要谈的就是使用公用电话，应互谅互让，多为他人着想，尽可能缩短通话时间。