费用报销单在办理报销手续的情况下使用。费用报销单一般用于直接费用的报销，例如差旅费、招待费、办公用品费等。费用报销单必须有相关人员的签字，是登记凭证的“自制原始凭证”。
法律依据:
《财政部关于印发＜中央和国家机关差旅费管理办法＞的通知》第三条
差旅费是指工作人员临时到常驻地以外地区公务出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。
第四条
中央单位应当建立健全公务出差审批制度。出差必须按规定报经单位有关领导批准，从严控制出差人数和天数；严格差旅费预算管理，控制差旅费支出规模；严禁无实质内容、无明确公务目的的差旅活动，严禁以任何名义和方式变相旅游，严禁异地部门间无实质内容的学习交流和考察调研。
第五条
财政部按照分地区、分级别、分项目的原则制定差旅费标准，并根据经济社会发展水平、市场价格及消费水平变动情况适时调整。
